初涉檔案工作的朋友在進(jìn)行庫房管理工作時(shí)經(jīng)常會(huì)聽到“八防”這個(gè)詞,有時(shí)又會(huì)聽說“九防”,甚至還有“十防”,不免有些不明就里。那么,關(guān)于檔案庫房管理的要求究竟是幾防呢?
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1983年“十防”
1983年國家檔案局發(fā)布的《檔案館工作通則》,第三章第十二條明確指出 “檔案庫房必須堅(jiān)固適用,并應(yīng)具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。”
1987年“八防”
1987年國家檔案局發(fā)布的〔1987〕27號(hào)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》,5.1指出“庫房要堅(jiān)固,并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。”
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2018年“九防”
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國家檔案局發(fā)布第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》,第三十八條 指出“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。”
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不論八防還是九防,乃至十防,其實(shí)都只是日常為了方便表達(dá)而形成的通俗概括,并非正式用語。正式的檔案管理規(guī)章文本都沒有明確表述這些詞匯,而是具體地標(biāo)明了檔案管理中需要防范的各項(xiàng)內(nèi)容,并且不同的規(guī)范中對該項(xiàng)工作的要求也不完全相同,有的是八項(xiàng),有的是九項(xiàng),也有某些科普文章中列出十項(xiàng)。即使是同一規(guī)定,在不同時(shí)間的版本里,也會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)環(huán)境和工作內(nèi)容的改變而相應(yīng)增減技防項(xiàng)目。
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目前檔案保管的規(guī)定采用的是《檔案機(jī)關(guān)管理對頂》中的要求,對于這項(xiàng)工作的要求是“九防”。即:防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。
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相關(guān)實(shí)施措施
一、加強(qiáng)防火工作。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,對滅火器、七氟丙烷等進(jìn)行例行檢驗(yàn),發(fā)現(xiàn)失效馬上更換,經(jīng)常對室內(nèi)插座,電源進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及早解決。
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二、加強(qiáng)防盜工作。不斷對防盜報(bào)警器、探頭、防盜門、鎖等防盜設(shè)施進(jìn)行檢查,確保安全有效。
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三、加強(qiáng)防紫外線工作。選擇避光窗簾,防止強(qiáng)陽光射進(jìn)室內(nèi)。
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四、加強(qiáng)防有害生物工作。經(jīng)常檢查室內(nèi)、校院內(nèi)鼠盒、鼠洞是否齊全,按時(shí)投藥,及時(shí)檢查。
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五、加強(qiáng)防潮溫工作。室內(nèi)配備除濕機(jī),并注意通風(fēng),保持室內(nèi)干燥。
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六、加強(qiáng)防水工作,設(shè)置滲水感應(yīng)線和水浸變送器等設(shè)施,及時(shí)提醒并報(bào)警。
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七、加強(qiáng)防塵工作,檔案室門、密集架等要求關(guān)閉嚴(yán)密,防止灰塵侵入,室內(nèi)設(shè)置吸塵器、防塵漆、新風(fēng)等設(shè)施。
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八、加強(qiáng)防污染工作,室內(nèi)配備殺菌機(jī)、新風(fēng)系統(tǒng)等,定時(shí)定期過濾空氣并對空氣進(jìn)行殺菌處理。
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九、加強(qiáng)防高溫工作,注意掌握高溫氣候條件下庫房溫度的變化情況,配備空調(diào)等恒溫設(shè)施,當(dāng)庫房溫度大于或小于標(biāo)準(zhǔn)時(shí)采取通風(fēng)或啟動(dòng)空調(diào)機(jī)進(jìn)行降溫,使庫內(nèi)溫度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。
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無論“八防”還是“九防”、還是“十防”都不是標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理術(shù)語,具體怎么做好檔案庫房建設(shè),需要依據(jù)相關(guān)的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和正式文件要求。